Todos hemos tenido que redactar un email más especial que los demás. Ese importante correo electrónico que requiere un poco más de nuestra parte que las respuestas simples de rutina para el trabajo. Siempre queremos que la coherencia y la elocuencia conduzcan nuestra correspondencia electrónica que así nuestra comunicación en el trabajo fluya lo más adecuadamente posible. Si no consigues contactar por email, recuerda que siempre tienes la opción de llamar por teléfono, aunque esta opción es más costosa.

En el siguiente artículo te daremos unos cuantos consejos para que redactes el email más efectivo posible.

Tener claro nuestro receptor

En primer lugar se debe reflexionar un poco sobre el tipo de email que se va a escribir. Recordemos que los emails pueden tener diversos propósitos y entornos. También pueden tener uno o varios destinatarios de cuidado, gente a quien no desearíamos enviarle el email incorrecto con información o tono que no les atañe.

Si por ejemplo tenemos que escribir un email corporativo para nuestra empresa, evidentemente seremos cuidadosos con: usar el tono adecuado según la ocasión y los destinatarios, cuidar la ortografía y también tratar de hacer entender nuestras ideas.

Aspectos formales del correo:

-El tono del email: el email tendría que tener, según la ocasión, un tono amable pero con palabras formales. Dependiendo de la ocasión, también pueden ser tomadas algunas licencias, por ejemplo el usar palabras conmovedoras cuando se está escribiendo sobre alguien a quien la empresa rinde honores, o cuando alguien relacionado con la empresa ha fallecido, usar palabras que honren su memoria poeticamente. Esto último tendría que ser moderado, pero siempre sirviendo al propósito del email.

Usar el tono adecuado en un correo electrónico tiene varios propósitos: ayuda a captar la atención de los lectores, para que, primero logren saber de que se trata y luego, se interesen en leer el email completamente. Luego está el llamar de la manera adecuada la atención. Digamos que ha ocurrido un particular, por ejemplo un accidente laboral y nuestro email es un llamado a la reflexión sobre la seguridad. Queremos en este caso evitar el énfasis en el hecho en sí y recordarle a los empleados las normas de seguridad para evitar hechos como este. Nuestro tono puede ayudar a que se entienda dónde debe según nosotros enfocarse la atención.

– La ortografía y la gramática: obviamente, son muy importantes. En un entorno laboral como el que describimos, la persona que redacta el email debería cuidar su otografía y gramática para, entre otras cosas, cuidar su integridad como un miembro del grupo laboral. Seguramente no se perderá el estima por alguien que escriba con varios errores notables, pero a veces se puede hacer difícil tomarles en serio. Tratemos de no perder la atención de nuestros destinatario y cuidemos este aspecto de la escritura.

-Ordenar claramente nuestras ideas: para esto es recomendable hacer un pequeño plan de texto sobre lo que queremos decir, para organizar mejor nuestras ideas. Estas deben estar jerarquizadas para permitirnos transmitir lo más importante primero. Debemos tratar también de no ahondar en detalles innecesarios para ser coherentes y concisos.

-Establecer en la primera parte del mail el próposito del mismo: esto ayudará a que el recipiente del email sepa lo más importante de la información antes de que su atención pueda ser desviada. Está comprobado que cada vez los tiempos de atención en las nuevas generaciones son más cortos, debemos asegurarnos de que el mensaje fue entendido.

Estas son solo algunas de las cosas que hacen un email perfecto, el tono adecuado y el buen uso de la ortografía siempre dejarán una buena impresión de nosotros en el receptor del mensaje. Recordemos además que el contenido escrito en la web raras veces desaparece, así que procuremos dejar nuestra mejor huella.

Co-fundadora de CoworkingON y Link Builder. Apasionada por los idiomas, el SEO y el emprender.